Cómo aplicar técnicas agile y mejorar la relación con los clientes

Creemos que es interesante explicar cómo organizamos el desarrollo de nuevas funcionalidades junto a nuestros clientes siguiendo nuestra versión de metodologías ágiles. Esto nos permite entrar en un ciclo de mejora continua junto a ellos evitando pérdidas de tiempo con interminables sesiones de estimaciones.

Por otro lado trabajamos buscando ser transparentes a nuestros clientes y mejorando nuestra relación con ellos. Aseguramos en todo momento que el cliente sea consciente de dónde se está empleando el tiempo y cuál es el estado de cada tarea a lo largo de cada ciclo de trabajo (sprint/mes). 

TEFIPRO.core es un sistema que audita y monitoriza indicadores de rendimiento industrial con el objetivo de mejorar continuamente la producción de nuestros clientes. La instalación de nuestros equipos en las líneas productivas no tiene coste alguno para nuestros clientes.

¿Entonces cómo facturamos?

Pues emitiendo una factura constante a final de cada mes (hablaremos de recurrencia en otro post) en concepto de:

1. Utilización de nuestros equipos.

2. Acceso a nuestra plataforma web y generación mensual de informes específicos (si os interesa ver una demo podéis mandarnos un email a jalvarez@tefipro.com).

3. Análisis mensual de datos recogidos por los equipos TEFIPRO.core.

4. Proposición de mejoras para optimizar la producción.

Cabe destacar que tampoco hay vinculación temporal con TEFIPRO. Entendemos que los clientes usarán nuestros productos y servicios mientras les sean útiles. Siempre usamos el símil de:

No queremos venderte una lavadora; queremos entregarte mes a mes tus camisas lavadas y planchadas.

Para llevar a cabo nuestro mes a mes (ciclos o sprints) utilizamos una herramienta de dirección de proyectos y gestión de tareas llamada Asana.

Dentro de Asana, hemos creado un proyecto para cada cliente, de forma que la información es confidencial para cada uno de ellos y sólo nosotros tenemos acceso a todos ellos.

Si seleccionamos un proyecto concreto, por ejemplo la empresa Forga, se nos abre un panel (marcado en rojo) específico para dicho cliente:

En la parte central se puede ver una lista de tareas. que dividimos en 2 tipologías:

1. Tareas para el sprint/mes actual (prioridad del mes y una vez creado no se toca dicho mes)

2. Backlog de tareas (cajón de tareas, donde se pueden añadir tareas en cualquier momento)

Para ver el histórico de cada tareas, se puede pinchar en la misma y un desplegable aparece en el panel derecho donde el cliente/nosotros podemos dejar comentarios, subir documentos, solicitar feedback, etc…

En este punto es donde entra la organización ágil con el cliente. Para que coincida con el periodo de facturación, hemos estimado que los sprints deben ser de 4 semanas.

En la última semana del mes, nos reunimos con el cliente para evaluar el estado de las tareas que se seleccionaron para el sprint/mes actual dentro de las horas de consultoría mensuales que ofrecemos a nuestros clientes (dicho número varía en función de sus necesidades). Escenarios posibles:

1. Las que fueron completadas se marcan como tal.

2. Si hay alguna incompleta (por falta de tiempo) y el cliente considera que sigue siendo relevante acabarla se deja para el próximo sprint/mes.

3. Si hay alguna que (por complejidad) no pudo ser realizada completamente, se reevalúa, creando (si fuera necesario) varias tareas más pequeñas.

4. Si queda tiempo, el sprint/mes se completa con tareas del Backlog (por orden de prioridad).

Así pues hacemos una retrospectiva unida a una planificación de la siguiente iteración para ahorrar tiempo en reuniones.

Cabe destacar que tanto el cliente como el equipo de TEFIPRO son responsables de ir alimentando en cualquier momento el Backlog (bien después de una idea, conversación telefónica o un “estaría bien si…”) y de mantenerlo en todo momento priorizado (más arriba las tareas más importantes para ser tomadas en próximos sprints).

Nota: TEFIPRO cuenta con Certified ScrumMasters® y somos conscientes de que hemos aplicado sólo los procedimientos y reuniones que encontramos útiles (por ejemplo no realizamos un Daily Meeting porque los clientes no lo ven necesario).

¿Qué os parece nuestra forma de organizarnos? ¡Ayudadnos a mejorar!

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